Términos de Servicio

1. Descripción del servicio

Eloia (“Elo”) es una secretaria virtual con inteligencia artificial diseñada para ayudar a pequeñas y medianas empresas en Latinoamérica a gestionar su agenda, comunicarse con sus clientes y administrar su negocio. El servicio es proporcionado por Jaime Francisco Ramírez Olmos, persona física que opera bajo el nombre comercial Eloia (“nosotros”, “nuestro”), con domicilio en Asturias 132, Col. Álamos, Benito Juárez, C.P. 03400, Ciudad de México, México.

La inteligencia artificial de Eloia es auxiliar a tareas específicas del negocio — gestión de calendario, programación de citas, recordatorios, facturación electrónica, cobranza y conciliación de pagos, cotizaciones comerciales, atención al cliente con escalaciones al propietario, base de conocimiento (FAQs) y comunicación con clientes. Eloia no es un chatbot de propósito general y no está diseñada para mantener conversaciones ajenas a la operación de tu negocio.

2. Aceptación de términos

Al crear una cuenta o usar el servicio, aceptas estos términos y el Aviso de Privacidad en su totalidad. Te pediremos aceptar expresamente cada nueva versión al entrar a tu panel, y registramos la versión y la fecha en que la aceptas. Si no estás de acuerdo con alguna disposición, no uses Eloia.

3. Cuenta y responsabilidades

• Debes proporcionar información veraz al registrarte.
• Eres responsable de mantener la confidencialidad de tu contraseña.
• Debes notificarnos inmediatamente si detectas un uso no autorizado de tu cuenta.
• Debes ser mayor de 18 años para usar el servicio.

4. Autorización de WhatsApp

Al conectar tu número de WhatsApp con Eloia —y, si los conectas, tus canales de Instagram y Messenger— autorizas expresamente que Eloia envíe y reciba mensajes en tu nombre para los fines descritos en la sección 1. Esto incluye:

• Responder a tus clientes con información sobre disponibilidad, citas y servicios.
• Enviar confirmaciones, recordatorios y notificaciones relacionadas con tu negocio.
• Recibir y procesar los mensajes que tus clientes envíen a los canales conectados.

Consentimiento de tus clientes (opt-in): Eres el único responsable de obtener el consentimiento previo de tus clientes antes de que Eloia les envíe mensajes. Debes cumplir con la Política de WhatsApp Business y todas las leyes aplicables en materia de comunicaciones comerciales.

Transparencia con tus clientes: Elo es una asistente virtual con inteligencia artificial. Si un cliente pregunta si habla con una persona, Elo le dirá que es una asistente virtual y, si prefiere hablar con alguien de tu equipo, le ofrecerá pasar su mensaje.

Datos sensibles: No debes solicitar a través de Eloia números de tarjeta de crédito o débito, información bancaria, identificaciones oficiales (INE, CURP, pasaporte) ni datos médicos. Si tus clientes comparten esa información por su cuenta, Eloia la procesa únicamente como parte de la conversación y por tu cuenta; tú eres responsable de contar con el consentimiento que corresponda (ver sección 10.1).

5. Autorización de Google Calendar

Al conectar tu cuenta de Google Calendar, autorizas a Eloia a leer y modificar tus eventos de calendario para gestionar tu agenda según tus instrucciones. Específicamente:

• Crear, modificar y cancelar eventos en tu nombre.
• Consultar tu disponibilidad para programar citas con tus clientes.

El uso de datos obtenidos de las APIs de Google cumple con la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluyendo los requisitos de Uso Limitado.

Revocación: Puedes desconectar Google Calendar en cualquier momento desde la sección de Configuración de tu cuenta. Al desconectar, Eloia dejará de acceder a tu calendario y eliminará los tokens de acceso almacenados.

6. Facturación electrónica (CFDI)

Eloia ofrece funcionalidad de facturación electrónica (CFDI 4.0) a través del servicio de terceros Facturapi. Al utilizar esta funcionalidad:

• Responsabilidad fiscal: Eres el único responsable de la veracidad de los datos fiscales que proporcionas (RFC, razón social, régimen fiscal, conceptos facturados). Eloia no verifica la exactitud de esta información.
• Validez legal: Las facturas CFDI emitidas a través de Eloia son documentos fiscales con validez legal ante el SAT. Una vez timbradas, no pueden modificarse — solo cancelarse conforme a las disposiciones fiscales vigentes.
• Certificados de Sello Digital (CSD): Tus archivos CSD se transmiten de forma cifrada y se almacenan exclusivamente en Facturapi para el timbrado de facturas. Eloia no almacena tus archivos CSD.
• Conservación: Las facturas timbradas quedan registradas ante el SAT y en Facturapi. En Eloia se conservan mientras tu cuenta esté activa. Tú eres responsable de conservar tus comprobantes durante el plazo que exige el Código Fiscal de la Federación; si eliminas tu cuenta, descarga antes las facturas que necesites.

6.1 Despachos contables

Si usas Eloia para emitir comprobantes por cuenta de tus clientes:

• Declaras que cuentas con un mandato por escrito de cada cliente que te autoriza a emitir comprobantes en su nombre y a que Eloia resguarde su e.firma y sus certificados para ese fin.
• Tú eres el responsable de los datos de tus clientes y Eloia actúa como encargado, tratándolos solo para las operaciones que instruyas.
• Eloia resguarda la e.firma cifrada y no emite comprobantes para un cliente sin un mandato registrado.
• Eres responsable frente a tus clientes y frente al SAT por el uso de su e.firma a través de tu cuenta.

7. Cobranza y conciliación bancaria

Eloia ofrece funcionalidad de cobranza y conciliación de pagos. Al utilizar estas funcionalidades:

• Carga de estados de cuenta: Puedes subir estados de cuenta bancarios en formato PDF (por ejemplo, de BBVA) para que Eloia extraiga las transacciones y las compare con tus registros de cobranza. Los archivos PDF se procesan exclusivamente para la extracción de datos y no se almacenan en los servidores de Eloia una vez concluido el proceso.
• Consentimiento: Al activar y usar estas funciones autorizas expresamente el tratamiento de tus datos financieros para esa finalidad. Tú eres responsable de contar con el consentimiento de tus clientes para registrar sus cargos y pagos.
• Responsabilidad del usuario: Eres el único responsable de redactar o anonimizar cualquier información sensible de terceros contenida en los documentos que subas a la plataforma.
• Términos bancarios: Eres responsable de cumplir con los términos y condiciones de tu institución bancaria respecto al uso y compartición de tus documentos bancarios.
• Exactitud de la conciliación: Los resultados de la conciliación automatizada son orientativos. Eloia no garantiza que todas las transacciones sean identificadas o asignadas correctamente. Es tu responsabilidad revisar y confirmar los resultados antes de registrar los pagos.

8. Uso aceptable

Al usar Eloia, te comprometes a:

• Usar el servicio solo para fines legales y legítimos.
• No enviar spam, contenido ilegal o mensajes no solicitados a través del asistente.
• No intentar acceder a datos de otros usuarios.
• No realizar ingeniería inversa ni intentar explotar vulnerabilidades del sistema.
• Cumplir con la Política de WhatsApp Business y las políticas de Google en todo momento.
• Obtener el consentimiento previo de tus contactos antes de importarlos al directorio mediante CSV o cualquier otro método.

9. Inteligencia artificial — Limitaciones

Eloia utiliza inteligencia artificial para procesar tus solicitudes. Es importante que entiendas que:

• El asistente puede cometer errores. Siempre verifica las acciones importantes (citas, cancelaciones, mensajes a clientes, facturas).
• Las respuestas de la IA no constituyen asesoría profesional (legal, médica, financiera, contable, etc.).
• Tú eres responsable de revisar y autorizar las acciones que el asistente realice en tu nombre.
• No entrenamos modelos de IA con tus datos. Tus mensajes se procesan para generar respuestas, y nuestros proveedores de IA los tratan bajo términos comerciales que les prohíben usarlos para entrenar sus modelos.

10. Propiedad de los datos

Tus datos te pertenecen. Eloia no reclama propiedad sobre la información que proporcionas al servicio. Tienes derecho a:

• Acceder a tus datos en cualquier momento a través del panel.
• Solicitar una copia de tus datos (contactos, historial de conversaciones, perfil de negocio) escribiendo a admin@eloia.ai; te la enviaremos en formato electrónico dentro de los plazos que marca la ley.
• Solicitar la eliminación completa de tus datos (ver sección 14).

10.1 Datos de tus clientes

Los datos de las personas que te escriben (nombre, teléfono, mensajes, archivos) son tuyos y de ellas, no nuestros. Para efectos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares:

• Tú eres el responsable de los datos de tus clientes: decides para qué se usan, y les debes tu propio aviso de privacidad.
• Eloia es el encargado: tratamos esos datos únicamente siguiendo tus instrucciones y para prestarte el servicio. No los usamos para otros fines ni los compartimos, salvo con los proveedores necesarios para prestar el servicio o cuando la ley lo exija.
• Si un cliente tuyo ejerce sus derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación u oposición), la solicitud te corresponde a ti. Puedes atenderla desde el panel, y si necesitas ayuda para localizar o borrar algo, escríbenos y te apoyamos.
• Al eliminar a un cliente desde el panel, borramos también los archivos que nos haya enviado.

11. Disponibilidad del servicio

Hacemos esfuerzos comercialmente razonables para mantener el servicio disponible, pero no ofrecemos un acuerdo de nivel de servicio (SLA) con disponibilidad garantizada. El servicio puede interrumpirse por mantenimiento, por fallas de proveedores externos de los que dependemos —incluidos Meta (WhatsApp), el SAT y nuestro proveedor de facturación— o por causas fuera de nuestro control.

Podemos modificar, suspender o descontinuar funcionalidades. Cuando un cambio te afecte de forma significativa, te avisaremos con anticipación razonable por correo o por WhatsApp.

12. Precios, pagos y suscripciones

Eloia ofrece planes de suscripción de pago. Al suscribirte, aceptas los cargos correspondientes al plan seleccionado.

• Procesamiento de pagos: Los pagos son procesados por Stripe, Inc. (510 Townsend St, San Francisco, CA), un proveedor de pagos tercero. Al agregar un método de pago aceptas los Términos de servicio de Stripe. Eloia nunca almacena los datos de tu tarjeta.
• Prueba gratuita: Los nuevos usuarios reciben un periodo de prueba de 15 días sin costo ni tarjeta requerida. Al terminar, tu acceso al panel se pausa hasta que elijas un plan, y Elo sigue atendiendo a tus clientes hasta 7 días más para no dejarlos sin respuesta.
• Cobro recurrente: Antes de pagar verás el monto y la periodicidad del cargo. Al suscribirte autorizas expresamente que se cobre de forma recurrente con el método de pago registrado.
• Renovación automática: Las suscripciones se renuevan automáticamente al final de cada ciclo de facturación (mensual o anual) usando el método de pago registrado, hasta que canceles.
• Aviso previo a cada renovación: Te enviaremos un correo al menos 5 días naturales antes de cada renovación, con el monto y la fecha del cargo, para que puedas cancelar antes sin penalización alguna.
• Cancelación: Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento desde Configuración, sin penalización. El acceso se mantiene hasta el final del periodo ya pagado.
• Precios: Los precios se muestran en pesos mexicanos (MXN) y no incluyen IVA. El IVA aplicable se calcula y muestra al momento del pago.

13. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación mexicana aplicable, Eloia no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes derivados del uso del servicio, incluyendo pero no limitado a:

• Pérdida de citas o eventos de calendario.
• Mensajes no entregados o entregados con errores.
• Errores en las respuestas o acciones del asistente de IA.
• Interrupciones del servicio o pérdida temporal de datos.
• Problemas derivados de la indisponibilidad de servicios de terceros (Google, Meta, Facturapi, Stripe o proveedores de IA).
• Errores en facturas CFDI derivados de datos fiscales incorrectos proporcionados por el usuario.
• Errores o discrepancias en la conciliación bancaria derivados de documentos incorrectos o incompletos proporcionados por el usuario.

La responsabilidad total de Eloia en ningún caso excederá el monto que hayas pagado por el servicio en los 12 meses anteriores al evento que genere la reclamación.

14. Terminación y eliminación de cuenta

Por el usuario: Puedes eliminar tu cuenta en cualquier momento desde la sección de Configuración o enviando un correo a admin@eloia.ai. Al eliminar tu cuenta:

• Se eliminan de inmediato tus datos personales, conversaciones, contactos, perfil de negocio y las facturas guardadas en Eloia, así como los tokens de acceso a Google Calendar y a tus canales.
• Se cancela tu suscripción, sin cargos posteriores.
• Tu organización de facturación (incluidos tus CSD) y los CFDI timbrados permanecen en Facturapi y ante el SAT; puedes pedir su baja escribiéndonos.
• Verás la confirmación de eliminación en pantalla. Si lo solicitas por correo, te confirmaremos por el mismo medio.
• La eliminación no se puede deshacer: antes de eliminar tu cuenta, descarga las facturas y la información que necesites conservar.

Por Eloia: Nos reservamos el derecho de suspender o cancelar cuentas que violen estos términos, la Política de WhatsApp Business o cualquier ley aplicable. Te notificaremos por correo electrónico antes de cualquier suspensión, salvo en casos de violaciones graves que requieran acción inmediata.

15. Resolución de disputas

Ante cualquier controversia derivada de estos términos, las partes intentarán resolverla primero de manera amistosa mediante comunicación directa. Si no se llega a un acuerdo en un plazo de 30 días naturales, la disputa se someterá a los tribunales competentes de la Ciudad de México, México, sin perjuicio de los derechos que la legislación de protección al consumidor otorgue a quien califique como consumidor.

16. Ley aplicable

Estos términos se rigen por las leyes de México, incluyendo la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y demás disposiciones aplicables. Cualquier disposición de estos términos que resulte inválida o inaplicable será modificada en la medida mínima necesaria, sin afectar la validez del resto.

17. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos ocasionalmente. Los cambios significativos se notificarán por correo electrónico o a través del asistente con al menos 15 días de anticipación —salvo los cambios que exija la ley o que amplíen tus derechos, que pueden aplicar desde su publicación—, y te pediremos aceptar la nueva versión al entrar a tu panel. Si no estás de acuerdo con la nueva versión, puedes cancelar tu suscripción y eliminar tu cuenta.

18. Contacto

Para dudas sobre estos términos, escríbenos a admin@eloia.ai.